„Wie delegiere ich richtig?“ Die Bedeutung von Vertrauen.

„Ich bin Führungskraft im mittleren Management eines IT-Unternehmens. Ich weiß, dass Delegation ein wichtiges Führungsinstrument. Allerdings fällt mir dies schwer und ich ertappe mich regelmäßig dabei, dass ich Zweifel habe und mich frage, was meine Mitarbeiter denn jetzt genau tun. Das lässt mir dann keine Ruhe und ich greife zum Telefon, um mich zu informieren. Leider geschieht dies dauernd, so dass ich einerseits zu kaum was anderem komme und den Eindruck habe, dass mein Team genervt ist. Was kann ich tun?

Richard E. aus D.

Der Zeitcoach antwortet:

Das Problem, das Sie beschreiben, scheint ein Mangel an Vertrauen in Ihre Mitarbeiter:innen zu sein. Sie delegieren Aufgaben dauerhaft oder zeitweise an Ihre Mitarbeiter:innen und diese sollen sie dann selbstständig bearbeiten. Damit setzen Sie Ihr Team im Idealfall optimal in Bezug auf die einzelnen Stärken und Leidenschaften ein, erreichen Ihre Ziele und schaffen für sich selbst den zeitlichen Freiraum, um zu führen. Dies ist besonders wichtig, da die Führungskraft oft die einzige Person im Team ist, die führt. Wenn Sie das nicht tun, macht es keiner. All dies spricht für Delegation, wenn nicht irgendwo in Ihrem Unterbewusstsein Zweifel aufkämen, ob denn das auch funktioniert – dies ist das mangelnde Vertrauen. Dennoch gibt es viele Führungskräfte, die erfolgreich vertrauensvoll delegieren. Was tun diese anders?

Vertrauen benötigt Kompetenz, Integrität und Wohlwollen

Nun, die Forschungsergebnisse aus Psychologie und Neurowissenschaften helfen uns da weiter: Diese besagen nämlich, dass Vertrauen nicht so einfach entsteht. Vielmehr müssen drei Kriterien gemeinsam erfüllt sein, dass Sie jemandem vertrauen:

  1. Das Gegenüber muss kompetent sein: Es muss wissen, wie man das tut, was es tun soll.
  2. Das Gegenüber muss integer sein: Es muss wirklich das tun, was vereinbart wurde.
  3. Das Gegenüber muss wohlwollend sein: Es muss Ihre Interessen als Auftraggeber verstehen und vertreten.

In drei Schritten gegenseitiges Vertrauen aufbauen

Wenn Sie also jemanden beauftragen, ein Bild an einer definierten Stelle aufzuhängen, sollte diese Person drei Bedingungen erfüllen:

1. Sie sollte wissen, wie man das Bild an die Wand bekommt (Kompetenz); dies hängt u.a. von der Beschaffenheit der Wand, dem Gewicht des Bildes, den vorhandenen (oder zu beschaffenden) Mitteln ab und der Erfahrung des Beauftragten ab.

2. Sie sollte das Bild auch wirklich an die definierte Stelle hängen (Integrität); es nützt nichts, wenn die Person zwar sehr kompetent das Bild aufhängt, dafür aber eine andere Wand wählt, „weil es da schöner aussieht!“

3. Sie sollte Ihre Interessen als Auftraggeber vertreten (Wohlwollen): Es mag sehr wohl sein, dass sich im Laufe der Beschäftigung mit einem Thema herausstellt, dass der ursprüngliche Plan geändert werden muss – wenn eine Wand einfach zu hart ist oder die Lichtverhältnisse dazu führen, dass eine Spiegelung den Eindruck des Bildes stört. Doch ist dann die Frage, wie selbstständig die beauftragte Person vorgehen kann. Man könnte nun reflexartig denken, dass sie in jedem Falle bei Ihnen nachfragen soll. Aber dies ist nicht das, was der Begriff „Wohlwollen“ meint, denn es kann gerade fatal sein, zu warten: Wenn der Raum, in dem das besagte Bild hängen soll, in zwei Stunden für die Besprechung mit einem wichtigen Kunden genutzt werden soll und das Bild für den Geschäftserfolg wichtig ist, ist warten kontraproduktiv. Was vielmehr gebraucht wird, ist das der Beauftragte versteht, warum bzw. zu welchem Zweck er das Bild aufhängen soll, d.h. was Sie als Auftraggeber mit dem aufgehängten Bild erreichen wollen.

So gelingt dies in der Praxis

Kompetenz, Integrität und Wohlwollen sind also die drei Zutaten für Vertrauen und damit vertrauensvolle Delegation. Wenn Sie also das Aufhängen eines Bildes vertrauensvoll delegieren (und nicht dauernd ‚zufällig‘ am Besprechungsraum vorbeigehen) wollen, dann genügt es nicht, dem Mitarbeiter zu sagen:

„Hängen Sie mal das Bild auf!“

Vielmehr gilt es, die drei Zutaten nacheinander durchzugehen. Beginnen Sie mit

„Ich möchte gerne, dass Sie dieses Bild an diese Wand hängen.“

Fragen Sie dann (Kompetenz):

„Haben Sie alles, was Sie dafür benötigen?“ und „Wie einfach ist dies wohl?“

Diese Fragen lösen üblicherweise einen Denkprozess aus, wie man denn vorgehen wird und ob man es wirklich kann. Die Integrität Ihres Beauftragten lässt sich am leichtesten aufgrund vergangener Erfahrungen einschätzen: Menschen, die regelmäßig das tun, was ihnen aufgetragen wird, werden dies auch heute eher tun. Bei Menschen, die Sie neu kennen, kann es sinnvoll sein, die Aufgabe in Teilaufgaben aufzuteilen und so zu bitten, den Plan, wie er vorgehen will, mit Ihnen durchzusprechen, bevor irgendwas mit der Wand geschieht. Bleibt das Wohlwollen: Dieses können Sie nur herstellen, wenn SIE dem Beauftragten sagen, was Sie denn wollen. Viele Führungskräfte sagen: „Aber das ist doch klar!“ Wenn die Mitarbeiter dann aber mit ganz viel positiven Willen etwas anderes tun, zeigt dies, dass es offenbar doch nicht so klar war. Erklären Sie also dem Beauftragten den Kontext und das Ziel im Sinne von

„Wir wollen in der Besprechung heute um 16 Uhr in diesem Raum den Kunden mit dem Bild, das ihn zeigt, beeindrucken, indem er es dauernd vor sich sieht, wenn er an diesem Platz sitzt.“

Wenn dies von einem „Kann ich Ihnen noch weiterhelfen?“ und einem „Sie erreichen mich hier, wenn Sie Fragen haben.“ gefolgt wird, steht einer erfolgreichen vertrauensvollen Delegation wenig im Wege.

Was stellen Sie fest, wenn Sie das Beispiel des Bildaufhängens auf Ihre Situationen übertragen? Sind Ihre Mitarbeiter:innen kompetent? Integer? Teilen Sie ihnen mit, was Sie warum erreichen wollen? Können Sie sie erreichen, wenn sie Fragen haben? Oder werfen Sie den Ball einfach in das Spielfeld Ihres Mitarbeiters und hoffen, dass er ihn fängt?

Das Fazit des Zeitcoachs Felix Müller:

Vertrauen zu haben ist ein zutiefst menschliches Bedürfnis. Vor zehntausend Jahren hat Vertrauen in die Mitmenschen dazu geführt, dass unsere Vorfahren nicht vom Säbelzahntiger gefressen wurden. Entsprechend heftig reagieren wir, wenn wir das Gefühl haben, nicht vertrauen zu können. Diese Ängste können dadurch abgedämpft werden, dass wir vor einer Delegation die drei Zutaten von Vertrauen bewusst alleine durchgehen, sie nochmals mit dem Beauftragten aktiv durchsprechen und dann und später für Fragen da sind. Dies ist gar nicht so schwierig, da unser Unterbewusstsein schon vieles weiß: Es erinnert sich daran, ob es den Beauftragten je mit einem Hammer gesehen hat (was beim Hausmeister häufiger sein sollte als beim IT-Spezialisten), es erinnert sich daran, welche Mitarbeiter bisher zuverlässig waren und weiß ebenfalls, was in der Vergangenheit in ähnlichen Situationen schief gegangen ist. Das bewusste Durchgehen von Kompetenz, Integrität und Wohlwollen erlaubt es, all dies sichtbar zu machen und bringt dem Auftraggeber die gewünschte Ruhe und Freiheit. Und der Beauftragte weiß auch, was Sie eigentlich wollen.

Felix Müller, Zeitcoach 

Felix Müller hilft als selbstständiger Coach Führungskräften, die zu wenig Zeit haben und dadurch ihren familiären Verpflichtungen nicht nachkommen, zu viele Überstunden leisten oder keinen Spaß an ihrem Job haben. Er hat an der Uni St. Gallen und der Duke University (MBA) Wirtschaft und der Henley Business School Psychologie studiert und verfügt über mehr als 25 Jahre Führungserfahrung. Er ist von der International Coaching Federation zertifiziert und in deren Münchner Stadt Chapter tätig.

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