„Wie setze ich Prioritäten?“

„Ich bin Chefin eines Teams von elf Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In einem Führungsseminar habe ich gelernt, dass das Setzen von Prioritäten ein wichtiges Führungselement ist und dabei die Eisenhower-Matrix kennengelernt. Ich verstehe dies und will sie auch einsetzen, stelle aber immer wieder fest, dass ich Probleme habe, da ich mich schlecht fühle, wenn ich Aufgaben an mein Team delegiere. Ich tue es zwar, aber offenbar zu wenig, denn ich arbeite jeden Tag bis in den Abend und habe zu wenig Zeit für anderes. Was kann ich tun?

Petra M. aus W.

Der Zeitcoach antwortet:

Liebe Petra, Sie sind nicht alleine. Was Sie beschreiben, höre ich von vielen Führungskräften, mit denen ich als Coach arbeite: Sie haben in ihren Führungstrainings Modelle, Theorien und Tools kennengelernt, die vernünftig klingen. Bei deren Anwendung aber scheitern sie oft und fragen sich, warum. Und wie Sie schreiben, bleibt ein großer Berg Arbeit bei ihnen liegen, obwohl sie doch durch das Prioritäten setzen von Arbeit entlastet sein sollten. Die Folge ist zu wenig Zeit für andere Interessen, die Familie oder Freunde.

Es reicht nicht, dass etwas vernünftig ist

Der Kern des Problems liegt darin, dass selbst wenn uns ein Tool als vernünftig erscheint, dies nicht garantiert, dass wir es auch anwenden. Sie erwähnen die Eisenhower-Matrix, welche die anstehenden Aufgaben in einer 2×2-Matrix nach zwei Dimensionen aufteilt: der Dringlichkeit und der Wichtigkeit. Dringliches und Wichtiges sollte man sofort selbst erledigen, Dringliches und Unwichtiges sollte man ans Team delegieren. Diese zweite Gruppe von Aufgaben scheint Ihnen Problem zu bereiten, da Sie sich schlecht fühlen, Aufgaben zu delegieren. Wo kann dies herkommen? Was hindert Sie daran, Aufgaben einfach weiterzugeben?

Das Unterbewusstsein meldet sich zu Wort

Ihr Fall erinnert mich aber an einen Fall aus meiner Coachingpraxis: Der Klient schilderte mir seine Situation ähnlich wie Sie und beklagte auch seinen Zeitmangel. Wir gingen einige konkrete Fälle durch, sowohl solche, in denen er erfolgreich delegierte, als auch solche, bei denen er das Gefühl hatte, nicht delegieren zu können. Auf die Frage, worin sich denn die beiden Gruppen von Fällen unterschieden, konnte er keine klare Antwort geben. Sie sahen alle ziemlich gleich aus und dennoch gab es signifikante Unterschiede in seiner Entscheidung zu delegieren. Wir wechselten den Blickwinkel und gingen zurück zur Grundlogik der Eisenhower-Matrix, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu strukturieren. Und in diesem Augenblick stutzte der Klient und sagte:

„Jetzt ist es mir klar geworden! Es geht um den Begriff der Wichtigkeit!“

Er fuhr fort und erklärte, dass er mit diesem Begriff haderte: Die Eisenhower-Matrix zwang ihn, nach Wichtigkeit zu unterscheiden, was dazu führte, dass er das Wichtige selbst erledigen sollte. Dies bedeutete aber gleichzeitig, dass er nur Unwichtiges an sein Team weitergab und sich schlecht fühlte: Wie würde er sich fühlen, wenn er nur Unwichtiges zu tun bekäme? Der weitere Austausch zeigte, dass er genau so eine Erfahrung in seiner Berufslaufbahn erlebt hatte. Sein damaliger Chef gab ihm als Abteilungsjüngstem nur Aufgaben, die er als unattraktiv betrachtete.

„Ich fühlte mich wie der Mülleimer der Abteilung, der nur das bekam, das kein anderer wollte.“

Diese Erfahrung war so stark prägend, dass sie im Unterbewusstsein auf die aktuelle Aufgabe der Prioritätensetzung übertragen wurde und er bewusst Unwichtiges bei sich behielt, um sein Team nicht zu belasten.

Bewusstes Umdefinieren führt zur Lösung

Mit dem Bewusstsein um diese Erfahrung konnten wir dann daran arbeiten, die Situation umzudefinieren. Gemeinsam stellten wir fest, dass der Begriff der Wichtigkeit sehr subjektiv interpretiert werden kann und daher eine Lösung darin liegt, „Wichtigkeit“ objektiv zu definieren. Am Ende kam „Wichtigkeit für mich als Führungskraft“ heraus und der Klient erklärte: „Ich bin die einzige Führungskraft im Team, daher bedeutet ‚wichtig‘ für mich, was ich tun muss, um meiner Rolle als Führungskraft gerecht zu werden. Dazu gehören auch die Priorisierung und die Delegation, da dies klassische Führungsaufgaben sind. Und was ich delegiere sind keine Führungsaufgaben, sondern Fachaufgaben, die mein Team ohnehin lieber erledigt.“ Plötzlich strahlte der Klient und sagte:

„Die Delegation ist wie ein Geschenk an mein Team und ich bin der Weihnachtsmann!

Das Fazit des Zeitcoaches Felix Müller:

Führung hat viel damit zu tun, Modelle, Theorien und Tools im eigenen Kontext anzuwenden. Dazu gehört, dass wir sie verstehen. Zur erfolgreichen Nutzung gehört aber auch, dass sie zu uns passen und wir an sie glauben. Ein Indikator hierfür ist unser Gefühl: Wenn sich etwas schlecht anfühlt bedeutet dies oft, dass irgendwas in uns sich dagegen sträubt. Dies geschieht im Unterbewusstsein, daher empfehle ich, die Gefühle ins Bewusstsein zu bringen und zu eruieren, was sie denn auslöst. Wie im Beispiel sind es häufig unsere Erfahrungen, Sobald diese sichtbar sind, können Sie mit ihnen arbeiten, verstehen, wie sie Sie beeinflussen und ändern oder ersetzen. Da diese Erfahrungen individuell sind, können sie nicht in einem Buch oder Training zusammengefasst werden. Doch je mehr von ihnen sichtbar und bearbeitet werden, umso besser kennen Sie sich selbst und können in Zukunft einfacher und entspannter Herausforderungen meistern und so bewusst mehr Zeit für sich herausarbeiten.

Felix Müller, Zeitcoach 

Felix Müller hilft als selbstständiger Coach Führungskräften, die zu wenig Zeit haben und dadurch ihren familiären Verpflichtungen nicht nachkommen, zu viele Überstunden leisten oder keinen Spaß an ihrem Job haben. Er hat an der Uni St. Gallen und der Duke University (MBA) Wirtschaft und der Henley Business School Psychologie studiert und verfügt über mehr als 25 Jahre Führungserfahrung. Er ist von der International Coaching Federation zertifiziert und in deren Münchner Stadt Chapter tätig.

Kommentar verfassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.