„Wie schaffe ich es, mich nicht zu verzetteln?“ Externe Ablenkung

„Wenn ich abends meinen Arbeitstag Revue passieren lasse, bin ich häufig frustriert: Ich habe mir viel vorgenommen und wenig geschafft, weil ich dauernd unterbrochen wurde: E-Mails poppen auf, das Telefon klingelt und ein Teammitglied steht vor mir und bittet um Rat. Irgendwie werde ich dauernd abgelenkt, komme zu nichts und habe das Gefühl, dass ich zu wenig Zeit habe. Was empfehlen Sie mir zu tun?

Maria L. aus E.

Der Zeitcoach antwortet:

Ich glaube, dass Ihre Beschreibung vielen Menschen aus dem Herzen spricht. Sie kennen diese Situation und die damit verbundenen Gefühle und Konsequenzen. Diese sind nicht zu unterschätzen, zeigt die Forschung doch, dass man im Durchschnitt 23 Minuten braucht, um nach einer Unterbrechung wieder in das Thema hineinzufinden, das man zuvor bearbeitet hatte. Viele Ratgeber geben den Menschen dabei Tipps, die zur Unterbindung der Störungen führen, wie Ausschalten des Pings und des Pop-Ups, die neue E-Mails ankündigen, klar geplante Zeitslots für die Sichtung und Beantwortung von E-Mails und die Bürotür zu schließen, wenn man seine Ruhe will. Während letzteres bei den zunehmend populären Shared Office Spaces schwieriger wird, da man keine eigene Tür mehr hat (und sich dies behelfsmäßig durch Kopfhörer ersetzen lässt), sind diese Vorschläge für viele Führungskräfte herausfordernd, da die Störungen ja eigentlich Fälle sind, die nach ihrer Führung verlangen. Abstellen ist dann gleichbedeutend mit schlechter Führung.

Gratulation: Sie sind eine gute Führungskraft

Daher gratuliere ich Ihnen zunächst dafür, dass Sie so viel und häufig für Ihre Mitarbeiter:innen da sind. Das spricht für gute Führung, hilft Ihnen aber nicht wirklich mit Ihrem Problem weiter – Ihre Arbeit bleibt liegen. Meine Empfehlung geht daher in die Richtung, ein gutes Gleichgewicht zu finden zwischen Zeiten, in denen Sie für Ihre Team da sind, und Zeiten, zu denen Sie fokussiert an Ihren Themen arbeiten. Wie genau diese Balance aussieht, ist individuell je nach Aufgabe und Persönlichkeit der Führungskraft. Auf jeden Fall empfehle ich Ihnen, Ihren Führungsaufgaben Priorität zu geben (was auch klar definierte Zeitslots der offenen Tür beinhaltet), denn wenn Sie die Einzige sind, die in Ihrem Team führt, sollten Sie dies auch tun, denn sonst ist Ihr Team führungslos.

Unsere Ängste steuern unser Handeln

Doch selbst mit einem solchen Plan schaffen es Führungskräfte immer noch nicht, die Störungen abzuwehren, d.h. ihr Plan ist nutzlos. Hier sind häufig Ängste im Spiel, die diese Menschen davon abhalten das zu tun, was sie eigentlich wollen. Diese Ängste können vielfältig sein:

  • Die Angst, nicht gebraucht zu werden: Die Mitarbeiter:innen schaffen es ohne mich
  • Die Angst, nein zu sagen und damit Beziehungen zu gefährden
  • Die Angst, als inkompetent zu gelten, weil das Team meinen könnte, das man nicht Bescheid weiß
  • Die Angst, nicht mitzubekommen, was passiert, und damit die Kontrolle über das Team zu verlieren (siehe diesen Blogartikel)
  • Die Angst, seinen Ruf als Fachexperte zu verlieren und ‚nur‘ noch Führungskraft zu sein.

Dies sind nur einige Beispiele. Klingt eine davon nach Ihnen, Maria? In jedem Fall ist es wichtig zu verstehen, dass Ängste dazu führen, dass wir alle Pläne über den Haufen schmeißen. Neurowissenschaftlich werden unsere Ängste in der Amygdala gesteuert, die dauernd nach Risiken Ausschau hält. Die Natur hat diesen Prozess eingerichtet, um das Überleben der Spezies Mensch zu sichern. Vor zehntausend Jahren war dies äußerst sinnvoll, wenn auf der Jagd plötzlich vor einem ein hungriger Säbelzahntiger aufgetaucht ist und einem nach dem Leben trachtete. Da war jede Sekunde wertvoll und die Amygdala aktivierte dann die Bereiche des Körpers, die eine Flucht-oder-Kampf-Reaktion vorbereitete. Während heutzutage die Gefahr, einem hungrigen Säbelzahntiger zu begegnen, eher gering ist, reagieren unser Gehirn und Körper immer noch gleich, d.h. wir tun das, was unser Leben sichert. Und dies ist oft, auf das Gegenüber einzugehen, E-Mails sofort anzusehen und Anrufe nicht zu ignorieren. Die Arbeit mit Ängsten ist daher sehr sinnvoll, aber auch anspruchsvoll.

In meiner Coachingpraxis treffe ich mit meinen Klient:innen immer wieder auf Ängste, die sich durch die Bearbeitung lösen. Entspannung zieht ein, denn das Wissen um Ängste führt dazu, dass sie weniger bedrohlich sind bzw. durch vergangene oder neue Erfahrungen abgedämpft oder ganz eliminiert werden können. Damit gewinnen sie die Kontrolle über einen Teil ihres Lebens zurück und können ihre Zeit bewusster und produktiver planen.

Das Fazit des Zeitcoachs Felix Müller:

Ablenkungen durch das Team gehören zum Alltag einer guten Führungskraft. Führung wird dann benötigt, wenn etwas Außergewöhnliches geschieht und die Mitarbeiter:innen Angst haben, dass sie die Kontrolle verlieren. Daher ist es wichtig, dass Führungskräfte erreichbar sind. Dies bedeutet aber nicht, dass sie jederzeit erreichbar sein müssen. Eine gute Planung und Kommunikation ans Team helfen hier weiter. Dennoch dürfen die Ängste der Führungskräfte nicht unterschätzt werden, da diese jedes rationale Denken überstimmen. Das Wissen über die eigenen Ängste erlaubt es, alternative Handlungsformen zu entwickeln und auszuprobieren, so dass man angstfrei führen kann. Die Arbeit mit seinen Ängsten hat den Vorteil, dass sie Veränderungen wie die Neuausrichtung der eigenen Führung ermöglicht, welche den Führungserfolg dauerhaft erhöhen.

Felix Müller, Zeitcoach 

Felix Müller hilft als selbstständiger Coach Führungskräften, die zu wenig Zeit haben und dadurch ihren familiären Verpflichtungen nicht nachkommen, zu viele Überstunden leisten oder keinen Spaß an ihrem Job haben. Er hat an der Uni St. Gallen und der Duke University (MBA) Wirtschaft und der Henley Business School Psychologie studiert und verfügt über mehr als 25 Jahre Führungserfahrung. Er ist von der International Coaching Federation zertifiziert und in deren Münchner Stadt Chapter tätig.

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