Führungskräfte sind insofern spezielle Mitarbeiter, da ihr Erfolg darin liegt, andere Mitarbeiter dabei zu unterstützen, Ihren Job gut zu machen. Entsprechend sollen Führungskräfte immer ein offenes Ohr für die Anliegen Ihres Teams haben.
Ab und an nimmt dies aber Überhand, so dass die Führungskraft das Gefühl hat, die Kontrolle über ihren Terminkalender zu verlieren. Sie werden mit Terminanfragen bombardiert und kommen kaum nach, diese anzunehmen. Am Ende ist der Terminkalender von morgens früh bis abends voll, sie haben zu wenig Zeit und Überstunden stehen an. Wenn dann noch ein Mitarbeiter vor einem steht und eine Frage hat, bricht das System ganz zusammen.

Klingt das vertraut? Wollen Sie die Kontrolle über Ihren Terminkalender zurückgewinnen?

Die obige Beschreibung ist natürlich unfair, weil sie die ‚Schuld‘ am übervollen Kalender Ihrem Team zuschiebt. Wie so häufig im Leben braucht es auch hier zwei, die zum Ergebnis beitragen. Einfach das Ohr für Ihre Mitarbeiter zu verschließen, wäre die einfache, aber nicht zielführende Antwort. Vielmehr gilt es, ein System zu etablieren, dass Ihnen die Kontrolle zurückgibt und jede Terminanfrage durch einen Filter führt. Statt einfach jeden Outlooktermin anzunehmen, prüfen Sie dann, ob er Ihren Kriterien entspricht.
Zu Ihren Kriterien kommen Sie, indem sie sich drei Fragen stellen:
  • Ist bei diesem Termin meine Rolle als Führungskraft gefragt? Diese Termine sind dann besonders wichtig für Sie, wenn Sie die einzige Person sind, die im Team führt – wenn Sie es nicht tun, tut es kein anderer und Ihr Team ist führungslos (priorisieren)
  • Ist bei diesem Termin der Teil meiner Fachexpertise gefragt, der mir Spaß macht? Denn wenn Sie etwas gut und gerne tun, sind Sie besonders erfolgreich (fokussieren).
  • Gibt es jemand anderen, der dieselbe Expertise hat und der an meiner Stelle an diesem Termin teilnehmen kann? Häufig ist dies der Fall und gerade als Führungskraft können Sie Ihr Team motivieren, wenn Sie Aufgaben abgeben (delegieren).
Anhand dieser Fragen können Sie rasch und einfach entscheiden, ob Sie teilnehmen wollen. Sie gewinnen die Kontrolle über Ihren Kalender zurück und schaffen Freiräume, um für Ihre Familie dazu sein, reduzieren Ihre Überstunden und machen das, was Ihnen Spaß macht.

Wie gehen Sie bei Terminanfragen vor?
Nutzen Sie die erwähnten Fragen schon?
Wenn nein: Wollen Sie sie ausprobieren?